O sistema 5S é uma metodologia de origem japonesa que permite melhorar o ambiente de trabalho de forma eficiente, aumentando a motivação e satisfação dos colaboradores e a produtividade.
Com este princípio pretende-se que o local de trabalho se torne um espaço limpo, produtivo e seguro através de ações de classificação, organização, padronização e manutenção.
5S desde a 2ª Guerra Mundial até à Atualidade
Ao longo dos últimos anos as condições e relações de trabalho têm sofrido profundas alterações proporcionadas pelas novas tecnologias, pela crescente competitividade e pelo aparecimento de novas formas de gestão empresarial.
O 5S é um conceito que atualmente é aplicado por muitos e responde à necessidade de elevar os padrões de qualidade que as Organizações pretendem.
No entanto, desconhecido é o autor desta famosa metodologia. Muitos autores há que atribuem a origem ao Dr. Kaoru Ishikawa, Engenheiro Químico japonês e principal impulsionador dos conceitos de qualidade no país, aos quais aplicava os conceitos de estatística.
No tempo é mais fácil situar o 5S. Corria o início da década de 50 e o Japão tentava reerguer-se da derrota sofrida na Segunda Grande Guerra. Por conseguinte, as indústrias japonesas necessitavam colocar no mercado produtos com preço e qualidade capazes de competir na Europa e Estados Unidos.
Com este sistema não só garantiu ganhos de produtividade, como se transformou numa grande potência económica e alvo de estudo de outros países para implementarem este Sistema 5S.
Qual a origem da denominação 5S?
As palavras são japonesas, porém os conceitos de 5S são aplicados mundialmente.
1. SEIRI é o classificar. Com esta ação vai ser possível separar o útil do inútil, ou seja, eliminando o desnecessário.
É desta forma que se evitam gastos e duplicação de material, se poupa espaço, se organizam os stocks e se otimiza o tempo para armazenamento e transporte.
2. SEITON, trata-se de organizar. Envolve todo o processo de identificar e arrumar tudo para que qualquer pessoa possa facilmente localizar.
Assim, vai ser menor o tempo de procura e melhor a disposição, facilitando o transporte e controlo de documentos.
3. SEISO que corresponde a limpar. Através deste gesto mantem-se o ambiente de trabalho sempre limpo, eliminando, consequentemente, as causas de sujidade.
Sai a ganhar a produtividade, pois evitam-se perdas e danos de materiais e produtos.
4. SEIKETSU tem a ver com padronizar, mantendo um ambiente de trabalho sempre favorável à saúde e higiene.
Automaticamente é um procedimento que permite melhorar a imagem, interna e externa, aumentando o nível de motivação, ou seja, segurança e desempenho pessoal.
5. SHITSUKE, promove o respeito e autodisciplina. No fundo trata-se de tornar estas atitudes um hábito ou modo de vida.
Ao introduzir esta forma de pensamento reduz-se a necessidade de supervisão, facilita-se a execução das tarefas, evita-se perdas de trabalho, tempo e objetos.
A importância da motivação no Sistema 5S
Para que o sistema 5S flua é importante notar que o ser humano é movido por necessidades básicas que se dividem hierarquicamente: fisiológicas, segurança, sociais, de autoestima e de autorrealização, como sublinha a Teoria da Hierarquia de necessidades de Maslow (1943).
É precisamente nas necessidades que assenta o modelo básico de motivação de Leavitt H. J. (1964, p.9), ou seja, que uma pessoa necessita de atribuir valor à compensação do trabalho.
No fundo o ser humano precisa de acreditar que vai receber uma compensação e tem condições para realizar o trabalho, os chamados fatores intrínsecos.
A estes precisa aliar fatores extrínsecos, mais relacionados com a motivação: relacionamento com as chefias, recompensas materiais, política de recursos humanos.
Em linhas gerais, e segundo este modelo, há um estímulo que é movido pelas necessidades do ser humano rumo a um objetivo.
5 benefícios da implementação do 5S
Facilmente se percebe agora como um ambiente de trabalho ordenado e eficiente traz ganhos evidentes quer para os funcionários, quer para as Organizações.
Por isso é importante destacar os benefícios aos quais o 5S está associado:
- Melhoria da produtividade: a redução do tempo perdido aumenta a eficiência nas tarefas diárias a desempenhar.
- Redução de erros: um local de trabalho ordenado minimiza a probabilidade de ocorrerem erros e permite maior precisão nas operações.
- Segurança no trabalho: com os espaços limpos e organizados há redução dos potenciais perigos no ambiente de trabalho.
- Imagem profissional: ter uma Organização com imagem que transpareça o profissionalismo é imperativo para funcionários, clientes e parceiros comercias.
- Potencia a colaboração e o trabalho de equipa: há partilha de informações e recursos de forma eficiente e todos podem aceder facilmente sem perdas de tempo.
Implementação do sistema 5S é um desafio
As mudanças, nas formas de pensar e comportamentos, obrigam a tomar perceção da realidade atual para se fazerem ajustes adequados à realidade e com efeitos positivos no futuro, sobretudo na produtividade.
Além do diagnóstico inicial, para implementar o 5S, é boa prática registar o antes em fotografia para mostrar as diferenças entre o ponto de partida e o resultado alcançado.
Depois consciencialize os recursos humanos que o processo é global e todos têm o seu contributo a dar.
A componente motivacional é, como já vimos, crucial para alterar o rumo da Organização num processo de melhoria contínua assente em 5S.
Comprometer os envolvidos é mostrar-lhes que este processo vai melhorar o ambiente de trabalho, a saúde física e mental e o sistema da qualidade.
Se a Organização procura obter o selo de certificação ISO 9001, da Qualidade, colocar em prática o 5S é uma ajuda porque uma empresa que recebe este selo destaca-se no mercado pela conformidade dos seus processos e bom funcionamento da organização.
Efetivamente, com o sistema 5S tudo e todos vão mudar para melhor.
